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商务英语培训之关于商务邮件书写的格式和礼仪

时间:2015-08-09 来源:未知  浏览次数:

  
大家对商务英语邮件的写作技巧很感兴趣,在学习英语邮件写作技巧之前,可能我们应该首先关注一下邮件的「格式」和一些「细节」问题,处理好这些,可以让我们的邮件更圆满。

  在职场中,使用商务英语写邮件的频率越来越高,但是我们或许只是会用英语写邮件,而不知道商务英语邮件的具体写作格式。正确的邮件格式是提高效率的重要途径,今天小编就为大家总结了商务邮件的写作格式和礼仪,相信读了这篇文章大家肯定能有所收获。

  

商务英语

 

  一、邮件标题

  1.一定不要发空白标题,这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做,有可能是想先写好邮件再定标题,但最后直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯,先把标题写好。

  2.标题应「简明扼要」,能反应文章内容或者重要性,不宜冗长。

  3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字,以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要,尽量少用"urgent"等字眼。

  4.回复对方邮件的时候,可以根据需要更改标题,不要一长串"RE"。比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题,邮件标题就可以简单地描述如下:RE:Art work of minions item

  

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  二、附件

  1.如果有附件,标题写好马上上传附件,养成好习惯,不要等到邮件写完最后再上传,最后很可能会忘记。相信不少人有过漏传附件的经历,邮件发出去才发现附件没上传。

  2.邮件有附件时,应在正文里提醒收件人查收附件。

  3.附件个数不宜过多,一般不超过4个。数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。

  4.如果附件内容是特殊格式,应告知收件人打开方式,以免影响使用。

  5.如果附件过大,最好拆分为多个邮件发送,或者通过网盘分享。单封邮件附件过大可能发送不成功,或者被拦截。

  

商务英语邮件书写

 

  三、邮件内容

  1.首先是称呼:第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼,不知道姓名只知道头衔的情况下,可用「Dear Title」,熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件,可以用「Dear All」作为邮件称呼。

  2.邮件内容都左对齐顶格写,开头不留空格。

  3.写正文的时候,把最重要的事情放在最前面,简单的问候之后「直奔主题 」。

  4.能用简单句的时候不用复杂句,能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了,表述准确。如非必要,邮件尽量不要写的很长,也不要分很多段落,一般三四段即可。

  5.如果邮件涉及信息比较多,可以按要点进行编号,12345分条叙述,这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒,但是同一封邮件中字体尽量一致,字体颜色不宜过多,最好不要超过3种。

  6.注意措辞,多用虚拟语气和委婉语气。比如:if……,I would……,Could you……这些句型,既明确了自己立场,又不至于太生硬,更容易让对方接受自己观点。

  7.电子邮件可以轻易的被转发给他人,也是书面的证据,所以邮件内容务必慎重客观,切不可信口开河。

  8.邮件最后要对收件人表示感谢,如果邮件开头已经说过感谢的话语,结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。

  9.邮件结尾要有署名,一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些,适合所有场合。

  

商务英语邮件

 

  四、收件人

  1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里,这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

  2.不是邮件内容的直接处理者,但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的人抄送,有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人,这是不可取的。

  3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人,这种情况可以添加「密送」。

  4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候,一般会按照职位高低进行排序。

  

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  五、其他需要注意的细节

  1.最好设置一个签名档,里面包含自己完整的姓名、公司全称、公司网址、办公室地址、联系方式,社交账号等信息,方便收件人随时查找。

  2.邮件写好之后,自己先检查一遍有没有拼写错误,语句不通顺,或者表达有歧义的地方,确认没问题再发送。

  

 

 

  以上就是商务英语邮件的写作格式和礼仪,大家一定要牢记这些规则和方法,既要学好商务英语,又要掌握正确的邮件写作格式,从而避免在与别人进行邮件来往的过程中犯错误。